Sistema de Gestion

   En el siguiente blog estaremos hablando sobre el sistema de gestión para la información, cabe destacar que para introducirnos en este tema debemos conocer principalmente lo que es un sistema de gestión y para que se utiliza. Un sistema de gestión es aquel  que nos sirve de ayuda para lograr diferentes metas y objetivos en una empresa u organización, a traves de diversas estrategias, tales como la optimizacion de los procesos y el enfoque basado en la gestión y disciplina, Los sistemas de gestión involucran a un conjunto de etapas continuas, que funcionan hasta lograr su mejora definitiva.

   Por lo tanto se dice que la implementacion de un sistema de gestión eficaz dentro de una organización, puede ayudar a esta en lograr ciertos objetivos como: gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros, mejorar respecto a la efectividad operativa, proteger la marca y la reputación de una firma, aumentar respecto a la satisfacción general de los clientes y partes interesadas, potenciar la innovación constante, reducir los costos productivos, eliminar la barreras al comercio, brindar claridad en el mercado y lograr las mejoras continuas necesarias.

   Normalmente los sistemas de gestión se desarrollan en cuatro etapas:

1. Ideacion.
2. Planeacion o planificación.
3. Impletacion.
4. Control.

Importancia del Sistema de Gestión

 

Se debe tomar en cuenta que el sistema de gestión en una empresa, es una estructura operacional de trabajo, la cual está documentada e integrada por procedimientos tanto técnicos como gerenciales, los que son necesarios para guiar todo lo que mantiene en pie a la empresa como lo es la maquinaria, las estrategias de trabajo, entre otros departamentos, de manera que la información sea práctica y coordinada para que el cliente este satisfecho y aseguren los bajos costos para la calidad.

El sistema de gestión debe proporcionar a la empresa un valor añadido. Una de sus principales funciones es trabajar con eficacia, a un bajo costo y  más rápido a medida que el sistema se va desarrollando. Al momento de implantar un sistema como éste, se puede mejorar las aéreas más importantes según las necesidades de la organización donde se trabaje.

 

La importancia de manejar un sistema de gestión certificado y de eficacia es que tiene la capacidad de que se facilite la comercialización de productos y servicios primeramente tomando en cuenta las exigencias de la globalización. Un concepto muy usado en este tema es la mejora continua. También la comunicación sobre cómo se gestiona el riesgo es clave para ganarse la confianza del entorno. Al momento de implantar y certificar un sistema de gestión se debe mantener informadas a las partes interesadas de su entorno, del compromiso con la mejora continua en el ámbito de la calidad, el medioambiente y la seguridad. Los cambios del mercado ayuda a las empresas a mejorar de manera constante sus estrategias, su operatividad y la calidad del servicio.

SISTEMA DE GESTION PARA LA INFORMACION

El sistema de gestión para la información, se define como aquel conjunto de procesos a través de los cuales se pueden llegar a monitorear el ciclo de vida de la información, desde la obtención de los datos hasta la disposición final. El sistema de gestión para la información, garantiza la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.

La gestión de la información consiste en el análisis y en el uso de la información que se ha recaudado y registrado para permitir a los administradores. La información para la gestión es la información necesaria para tomar decisiones de gestión.

La gestión de la información implica lo siguiente:

ü  determinar la información que se precisa

ü  recoger y analizar la información

ü  registrarla y recuperarla cuando sea necesaria

ü  utilizarla

ü  divulgarla

Los Sistemas de Información para la Gestión son un conjunto de herramientas que combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de una organización para la toma de decisiones.

Video

Sistema de gestión para la información 

Gestión del conocimiento en el sistema de gestión para la información.

Gestión del conocimiento en el sistema de gestión para la información.

Uno de los frentes en los que se realiza la aproximación práctica a la gestión del conocimiento, es la gestión de la información. Por ello, no es extraño que entre los especialistas en gestión de la información surja este tema.

 La gestión de la información se puede definir como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de sus actividades. En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude ser de tres tipos:

• Interna: hace referencia a aquella documentación generada o recibida por la organización en el ejercicio de sus funciones, es decir, son documentos que surgen de la actividad diaria de esa institución. En este grupo, encontramos tanto la documentación típicamente administrativa: contabilidad, correspondencia, como la documentación de gestión: informes, actas de reuniones, procedimientos de trabajo, y la documentación técnica que refleja la propia actividad de la organización.

• Externa: además de la documentación producida por la propia organización, ésta y las personas que trabajan en ella necesitan, a menudo, consultar y manejar fuentes de información externas: libros revistas, B.D. Internet.

• Pública: es aquella documentación que la organización produce de cara al público, para comunicarles hechos, actividades, acontecimientos. Por ejemplo: las memorias, los catálogos de productos y servicios, la página web.

Además de la gestión de la documentación existe, estrechamente relacionada con ella, la gestión de información repartida en bases de datos corporativas y aplicaciones informáticas, que no se conceptúan como documentos; pero que son una importante fuente de información registrada.

Desde mi punto de vista, sin una adecuada gestión de la información, es imposible llegar a la gestión del conocimiento. Las propuestas de la gestión del conocimiento representan un modelo de gestión que se basa en gran parte en gestionar adecuadamente la información. Es por lo tanto el paso previo, que cualquier organización debería dar antes de tratar de implantar un sistema de gestión del conocimiento
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Importancia del Sistema de Gestión para la Información

  No solo se incluyen en el sistema de gestión para la información los sistemas de software, sino todo el conjunto de procesos de negocio y los recursos que se utilizan para reunir información de los sistemas funcionales o tácticos. Los datos son presentados de una manera fácil y oportuna para que los gerentes de nivel medio y superior puedan utilizarlo para tomar las medidas correctas.

                                           ¿Cuál es su Importancia?

  Sabemos que las organizaciones tienen múltiples sistemas funcionales; estos suelen incluir sistemas de: ventas, financieros, de inventario, de logística y mucho más. Este sistema ayuda a entender y hacer una mejor gestión de personal de las contribuciones de sus propios servicios. En muchos casos, la combinación de datos, como cifras de ventas junto con el inventario disponible, ayuda al gerente a tomar las medidas adecuadas con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.

                                                                                                   

HISTORIA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN PARA LA INFORMACIÓN

Un sistema de gestión para la información no tiene una diferencia clara con la gestión documental o archivística, con la llegada de la informática a las empresas, es bueno considerar dos ámbitos importantes, por una parte esta llevo a la evolución de la administración  y por otra a la llegada de la computación a las empresas.

Los sistemas de gestión para la información llegaron a mediados de los años 70’s, cuando los sistemas informáticos empezaron a ser comunes en todas las organizaciones. De acuerdo a la definición que se haga de documento y archivo, puede llegarse a utilizarse indistintamente los conceptos.

El uso del término es extendido cuando se quiere hacer énfasis en un modelo de gestión documental, además de los elementos tradicionales, involucra tecnología de la información y comunicación (TIC), en la organización, almacenamiento y recuperación de información.

                                                                                          YIOMAR RUIZ

MEJORA CONTINUA

        Con el transcurrir del tiempo se han encontrado y puesto en práctica una serie de técnicas y herramientas que en la actualidad son fundamental importancia para el buen manejo de cualquier organización, entre esas técnicas o herramientas tenemos el mejoramiento continuo. el mejoramiento continuo es una herramienta que en la actualidad es fundamental para todas las empresas porque les permite renovar los procesos administrativos que ello realizan, lo cual hace que las empresas estén en constante actualización además, permite que las organizaciones sean más eficientes competitivas, fortalezas que ayudarán a permanecer en el mercado.

Plan de Mejora

 

      Para la aplicación del mejoramiento es necesario que en la organización exista una buena comunicación entre todos los organismos que la conforman, también los empleados deben estar bien compenetrados con la organización, porque ellos pueden ofrecer mucha información valiosa para llevar a cabo de forma óptima el preoceso de mejoramiento continuo. El mejoramiento continuo se aplica regularmete, él permite que las organizaciones puedan integrar la nuevas tecnologías a los distintos procesos, lo cual es imprescindible para toda organización. Toda empresa debe aplicar las diferentes técnicas administrativas que existen, es muy importante que se incluya el mejoramiento continuo. Por lo tanto el mejoramiento continuo como una realidad en nuestros días es fundamental en cualquier tipo de organización, privadas o públicas pues lo que esta en juego es la calidad misma con miras a la máxima satisfacción del cliente quien es el que manda, pero en la empresacomo tal el que manda es el gerente, y si este no este no lo hace teniendo en cuenta el ambiente competitivo en el que se encuentra en muy poco tiempo, sino al instante, se vera envuelto en un gran problema, que se degenerara en la muy posible extinción de una empresa, por eso hay que tener presente que "Gerente que se duerme se lo lleva la corriente", y en la manos de cada dirigente están las herramientas para evitar una calamidad y en cambio si, mantenerse en la lucha frente a las otras empresas que son conscientes de la competitividad global, del benchmarking, de la calidad total, de la reingeniería, del enfoque justo a tiempo y de operaciones sincronizadas, y de que estas encaminado a un solo fin que a todos beneficia el Mejoramiento Continuo.

Marielys Castro