Las funciones del Sistema de Gestión Para la Información 

Los sistemas de información canalizan la información desde las fuentes a los receptores. Dentro de sus funciones principales son conservar, custodiar y almacenar los recursos, identificar y representar y difundir. Tipos de sistemas de información son los archivos, bases de datos, bibliotecas, documentación administrativa y sistemas de gestión de la información.

Funciones del SGI

• Recogida de la información: es la actividad de registrar o captar información para que pueda utilizarse con posterioridad. El problema principal radica en la creación de un soporte físico adecuado y la elección de un código eficiente para su representación.

• Acopio o acumulación: consiste en la agrupación de la información recogida en lugares y momentos diferentes.

• Tratamiento de la información: en él se pueden distinguir tres operaciones fundamentales: de ordenamiento, de cálculo aritmético-lógico y de transferencia de información. Una vez transformada la información, ella debe cumplir con una serie de requisitos de los cuales los más relevantes son: claridad, precisión, ser oportuna, directamente utilizable, coordinada, completa, jerarquizada, sintética y necesaria. Aunque, en la mayoría de los casos, la información adolece de defectos, de los cuales los más comunes son: proliferación excesiva, anarquía, lentitud de avance y tendencia a la aproximación.

•  Difusión de la información: el problema de la difusión consiste en dar respuesta a tres preguntas fundamentales: cómo, cuándo y a quién.